Jak vytvořit tiskovou sadu pro vaši firmu v roce 2025?

Vaše společnost se chystá udělat důležitý krok: uvedení produktu na trh, otevření nových prostor, jmenování spolupracovníka nebo uspořádání akce. Chcete, aby se o tom vědělo a mluvilo. Pro oslovení novinářů a získání mediálního pokrytí je nezbytná dobře strukturovaná tisková sada.

V komunikační strategii vaší společnosti se počítá každý detail. Jasné sdělení, relevantní informace a profesionální prezentace mohou znamenat velký rozdíl. Média denně dostávají nepřeberné množství požadavků a abyste upoutali jejich pozornost, musíte jim poskytnout poutavý a snadno použitelný obsah.

Tato příručka vám nabízí podrobný postup pro vytvoření působivé tiskové sady. Podrobně popíšeme základní prvky, které je třeba zahrnout, a osvědčené postupy, kterými se řídit. Při psaní tiskové dokumentace existují konvence, které je třeba dodržovat.

Pokud stále váháte, zda tomuto procesu věnovat čas, pochopíte, proč to může skutečně ovlivnit viditelnost vaší společnosti, ať už v jakémkoli odvětví působíte.

Tisková zpráva: Co to přesně je?

Tisková sada je klíčovým dokumentem ve vaší firemní komunikaci. Jedná se o informativní podporu určenou pro novináře a média, která přehledně a atraktivně prezentuje vaši společnost, vaše novinky a klíčová sdělení.

Na rozdíl od jednoduché tiskové zprávy, která je kratší a zaměřená na konkrétní oznámení, tisková zpráva nabízí komplexní přehled. Umožňuje novinářům rychle pochopit vaši identitu, vaše hodnoty, vaše produkty nebo služby a klíčové události vaší společnosti.

Dobře navržená tisková sada by měla být stručná, atraktivní a snadno použitelná. Musí odpovědět na hlavní otázky, které si média kladou: Kdo? Cože? Nebo ? Kdy? Za co? Jak? Čím je to strukturovanější a relevantnější, tím je pravděpodobnější, že se o tom dozví tisk.

Co potřebujete k napsání tiskové zprávy?

Pro napsat tiskovou sadu, potřebujete externí zdroje a prvky, abyste zajistili jeho efektivitu a dopad na média. Zde jsou hlavní nezbytné zdroje:

Dobrá znalost vašeho mediálního publika

• Identifikujte novináře, blogery a influencery relevantní pro vaše odvětví.
• Prostudujte si jejich publikace a redakční linii, abyste svůj projev přizpůsobili jejich očekáváním.
• Vytvořte si aktuální databázi kontaktů na tisk.

Dobře organizované interní zdroje

• Shromážděte všechny klíčové informace o vaší firmě: historii, nedávné údaje, významné úspěchy.
• Ujistěte se, že váš tým se shoduje na sdělení, které chcete sdělit.
• Získejte citace nebo reference od vedoucích pracovníků a zaměstnanců.

Nástroje pro formátování a distribuci

• Software pro zpracování textu a sazbu stránek (například Adobe InDesign, Canva nebo Microsoft Word).
• Formát PDF optimalizovaný pro snadné odesílání a stahování.
• Cloudový prostor (Google Drive, Dropbox) nebo vyhrazená stránka na vašem webu pro hostování souboru.

Efektivní plán šíření

• Přesný harmonogram pro zaslání tiskové sady ve správný čas (vyhněte se obdobím mimo špičku nebo velkému vytížení).
• Dobře napsaný, krátký a poutavý motivační e-mail s působivým předmětem.
• Důsledné monitorování s cílenými připomenutími pro zainteresované novináře.

Spojením těchto prvků maximalizujete své šance na upoutání pozornosti médií a získání efektivního tiskového pokrytí pro vaši firmu.

Kdy byste měli použít tiskovou sadu?

Tisková sada je strategický nástroj, který není omezen na jednu příležitost. Lze jej použít v několika kontextech k maximalizaci mediálního pokrytí a budování image u veřejnosti. Zde je několik běžných situací, kdy se doporučuje vytvořit tiskovou sadu:

• Uvedení produktu nebo služby na trh: Pokud vaše společnost inovuje s novým produktem nebo originálním řešením, tisková sada vám pomůže upoutat pozornost specializovaných novinářů a influencerů z oboru.
• Organizace akce: Ať už se jedná o veletrh, konferenci, webinář nebo zahájení, podrobná tisková sada poskytne médiím všechny potřebné informace a zvýší šance na mediální pokrytí.
• Fundraising nebo akvizice: Pokud vaše společnost získá značné finanční prostředky nebo se fúzuje s jiným subjektem, tisková zpráva vám pomůže vysvětlit výzvy a budoucí vyhlídky.
• Otevření nového závodu nebo kanceláře: Národní nebo mezinárodní expanze, nová prodejna, nové sídlo společnosti... O těchto událostech je třeba informovat veřejnost, aby se posílila vaše viditelnost.
• Strategické jmenování: Pokud se do vašeho manažerského týmu připojí klíčový člen, může být důležité sdělit mu informace o jeho minulosti a roli v růstu vaší společnosti.
• Iniciativa s vysokým dopadem (CSR, společenský závazek, významné partnerství): Pokud je vaše společnost zapojena do projektu obecného zájmu, tisková zpráva může zdůraznit vaše aktivity a zvýšit povědomí veřejnosti.
• Potřeba změny pozicionování nebo proslulosti: Pokud si přejete zlepšit image své značky, tisková sada může být použita k připomenutí vašich odborných znalostí a posílení vaší důvěryhodnosti v médiích.

V každém případě je nutné vaši tiskovou dokumentaci pravidelně aktualizovat, aby zahrnovala vývoj ve vaší společnosti. Musí být také přizpůsoben cílovým médiím, aby byl zajištěn maximální dopad.

Co by měla obsahovat tisková zpráva v roce 2025?

Působivá tisková sada by měla obsahovat klíčové prvky, které poskytnou úplný přehled o vašem podnikání. Každá část by měla být pečlivě napsána, aby upoutala pozornost a usnadnila čtení.

Prezentace společnosti

Začněte stručným a působivým úvodem. Představte svou firmu v několika větách. Kdo jsi? Jaké je vaše odvětví? Jaké je tvé poslání?

Zdůrazněte své hodnoty a to, co vás odlišuje od konkurence. Tato část by měla čtenáři umožnit okamžitě pochopit podstatu vašeho podnikání.

Historie a evoluce

Povězte nám o své cestě. Kdy a jak byla vaše společnost založena? Jaké byly klíčové momenty v jeho vývoji?

Přidejte číselné prvky, jako je růst tržeb, geografická expanze nebo významné inovace. Novináři mají rádi tvrdá fakta.

Produkty a služby

Podrobně popište své nabídky. Jaká řešení nabízíte svým zákazníkům? Co dělá vaše produkty jedinečnými?

Přidejte vizuální prvky a přesné popisy. Pokud je to možné, zmiňte všechna ocenění nebo vyznamenání, která jste získali.

Biografie manažerského týmu

Zhumaňte svůj soubor tím, že představíte klíčové osobnosti vaší společnosti. Kdo jsou zakladatelé? Jaké je jejich zázemí?

Informace o jejich odbornosti a přínosech pomáhají posílit legitimitu vašeho podnikání.

Klíčové ukazatele

Číselné údaje jsou nezbytné pro prokázání vaší důvěryhodnosti. Počet zákazníků, tempo růstu, ekonomický dopad… Tyto ukazatele poskytují jasný obraz o vaší výkonnosti.

Příběhy úspěchu a reference

Přidejte reference od spokojených zákazníků nebo příběhy o úspěchu ze skutečného života.

Tyto prvky poskytují sociální důkaz a budují důvěru novinářů.

Předchozí mediální pokrytí

Pokud se o vaší společnosti již psalo v médiích, přidejte tyto reference. Článek ve vlivném médiu posiluje vaši důvěryhodnost.

Kvalitní vizuální prvky

Fotografie vašeho týmu, produktů nebo prostor ve vysokém rozlišení zatraktivní váš soubor. Ujistěte se, že tyto vizuály jsou pro novináře snadno použitelné a neúčtují žádné licenční poplatky.

Kontaktní údaje

Usnadněte novinářům práci tím, že jim poskytnete kontaktní osobu s e-mailem a telefonním číslem. Také přidejte odkazy na váš web a sociální sítě.

Jak strukturovat tiskovou zprávu, abyste maximalizovali její dopad?

Novinář denně dostává desítky tiskových materiálů. Abyste upoutali jejich pozornost a vzbudili v nich touhu mluvit o vaší společnosti, musí být váš soubor jasný, příjemně čitelný a dobře strukturovaný.

Všechno to začíná působivou titulní stránkou s vaším logem a chytlavým titulkem, který okamžitě udává tón. Dobře promyšlené shrnutí pak umožňuje novinářům rychle identifikovat podstatné informace. Pamatujte, že jejich čas je cenný: pokud musí klíčovou informaci hledat příliš dlouho, přesunou se k něčemu jinému.

Při psaní používejte plynulý a přístupný styl. Upřednostňujte krátké, dobře rozložené odstavce, abyste se vyhnuli blokovému efektu, který by odrazoval od čtení. Používání působivých podnadpisů usnadňuje navigaci a zdůrazňuje důležité body. Integrace vizuálních prvků, jako jsou infografiky nebo fotografie ve vysokém rozlišení, učiní váš soubor dynamičtějším a příjemnějším na prohlížení.

Nakonec zvažte obohacení souboru o odkazy na další zdroje: prezentační video, reference zákazníků nebo dokonce vyhrazenou stránku na vašem webu.

Chyby, kterým se vyhnout při psaní tiskové sady

I s dobrými úmysly mohou některé chyby poškodit účinnost vaší tiskové sady. Zde jsou ty, kterým se absolutně vyhněte:

• Mluvte o své konkurenci: Tiskové materiály slouží k propagaci vaší společnosti, nikoli k porovnávání vaší výkonnosti s výkonností ostatních. Vyhněte se jakékoli zmínce o konkurenci, i když si myslíte, že by to mohlo zlepšit vaše postavení na trhu.
• Znásobte klíčová sdělení: Pokud vaše tisková zpráva pokrývá příliš mnoho různých témat, riskuje ztrátu svého dopadu. Zaměřte se na jednu nebo dvě silné myšlenky, které chcete sdělit médiím.
• Ignorování novinářského úhlu pohledu: Novináři hledají příběhy, které by mohli vyprávět, ne jen popisy firem. Nabídněte jim zajímavý úhel pohledu a vysvětlete, proč stojí za to vaši zprávu sdílet.
• Zapomínáte na přizpůsobení souboru cílové skupině: stejná tisková sada nemůže být vhodná pro všechna média. Přizpůsobte svůj projev a obsah typu tisku, na který cílíte (obecný, specializovaný, místní, mezinárodní).
• Příliš mnoho technického žargonu: Pokud vaše zadání není určeno pro velmi specializované publikum, zjednodušte jazyk, aby byl srozumitelný pro všechny. Novinář si nebude dávat čas na luštění textu, který je příliš technický nebo složitý.
• Zanedbávání korektur: Pravopisné chyby, překlepy nebo faktické chyby mohou poškodit vaši důvěryhodnost. Pečlivě si znovu přečtěte svůj spis a pokud možno nechte si ho znovu přečíst někým zvenčí, abyste získali nový pohled na věc.

Jak efektivně distribuovat tiskové materiály?

Jakmile je váš tiskový materiál finalizován a pečlivě zkontrolován, je čas jej distribuovat médiím. Místo hromadného rozesílání dokumentu všem možným médiím je lepší zvolit cílenější přístup. 

Vytvořte si seznam novinářů, blogerů a médií, které jsou pro vaše odvětví nejrelevantnější, a poté zkontrolujte jejich webové stránky, abyste zjistili, jaké materiály preferují. Některá média jasně uvádějí, komu mají tiskové materiály zasílat a v jakém formátu je přijímají (Word, PDF nebo hypertextový odkaz).

Jedním z častých úskalí je zaslání tiskové zprávy médiím, která se vaší kauzou nezabývají. Například pokud oznamujete místní akci, upřednostňujte publikace s kulturním programem nebo komunitní kalendář. Nemá smysl kontaktovat média, která se o tomto druhu informací nevěnují, protože by to mohlo být vnímáno jako spam a poškodit váš vztah s novináři.

Načasování přepravy je také strategické. Vyhýbejte se obdobím mimo špičku, jako jsou víkendy nebo svátky, a přizpůsobte distribuci redakčním cyklům cílových médií.

Zasílání příliš mnoha souborů stejnému novináři může být také kontraproduktivní. Nejlepší je pečlivě vybírat sdělení a měnit úhly přístupu, abyste neunavili partnera. 

Jakmile je váš soubor odeslán, nezanedbávejte následnou komunikaci. Taktně se k nim připojujte, nabídněte rozhovory a buďte k dispozici pro poskytnutí dalších informací. Dobrý vztah s tiskem je cenným přínosem pro zajištění viditelnosti vaší společnosti.