Come creare un press kit per la tua azienda nel 2025?

La tua azienda sta per compiere un passo importante: lanciare un prodotto, aprire un nuovo spazio, assumere un collaboratore o organizzare un evento. Vuoi che questo sia noto e che se ne parli. Per raggiungere i giornalisti e ottenere copertura mediatica, è essenziale disporre di un press kit ben strutturato.

Nella strategia di comunicazione della tua azienda, ogni dettaglio conta. Un messaggio chiaro, informazioni pertinenti e una presentazione professionale possono fare la differenza. Ogni giorno i media ricevono moltissime richieste e per catturare la loro attenzione è necessario fornire loro contenuti coinvolgenti e facili da usare.

Questa guida ti offre un approccio passo dopo passo per creare un press kit efficace. Descriveremo nel dettaglio gli elementi essenziali da includere e le migliori pratiche da seguire. Quando si scrive un press kit ci sono delle convenzioni da seguire.

Se ancora esiti a dedicare tempo a questo processo, scoprirai perché può avere un impatto reale sulla visibilità della tua azienda, qualunque sia il tuo settore di attività.

Un press kit: di cosa si tratta esattamente?

Il press kit è un documento fondamentale per la comunicazione aziendale. Si tratta di un supporto informativo destinato ai giornalisti e ai media, che presenta la vostra azienda, le vostre novità e i vostri messaggi chiave in modo chiaro e accattivante.

A differenza di un semplice comunicato stampa, che è più breve e focalizzato su un annuncio specifico, il press kit offre una panoramica completa. Permette ai giornalisti di comprendere rapidamente la tua identità, i tuoi valori, i tuoi prodotti o servizi e gli eventi chiave della tua azienda.

Un press kit ben progettato deve essere conciso, accattivante e facile da usare. Deve rispondere alle domande principali che i media si pongono: Chi? Che cosa ? O ? Quando ? Per quello ? Come ? Quanto più è strutturato e pertinente, tanto più è probabile che venga ripreso dalla stampa.

Di cosa hai bisogno per scrivere un press kit?

Per scrivere un press kit, sono necessarie risorse ed elementi esterni per garantirne l'efficacia e l'impatto sui media. Ecco le principali risorse essenziali:

Una buona conoscenza del tuo pubblico mediatico

• Individua giornalisti, blogger e influencer rilevanti per il tuo settore.
• Studia le loro pubblicazioni e la loro linea editoriale per adattare il tuo discorso alle loro aspettative.
• Creare un database aggiornato dei contatti stampa.

Risorse interne ben organizzate

• Raccogli tutte le informazioni chiave sulla tua attività: storia, cifre recenti, risultati significativi.
• Assicurati che il tuo team sia allineato sul messaggio che vuoi trasmettere.
• Ottieni citazioni o testimonianze da leader e dipendenti.

Strumenti di formattazione e distribuzione

• Software di elaborazione testi e impaginazione (come Adobe InDesign, Canva o Microsoft Word).
• Un formato PDF ottimizzato per un facile invio e download.
• Uno spazio cloud (Google Drive, Dropbox) o una pagina dedicata sul tuo sito web per ospitare il file.

Un piano di diffusione efficace

• Un programma preciso per inviare il tuo press kit al momento giusto (evita i periodi di bassa stagione o di grande affluenza).
• Un'e-mail di presentazione ben scritta, breve e accattivante, con un oggetto efficace.
• Monitoraggio rigoroso con promemoria mirati ai giornalisti interessati.

Riunendo questi elementi, puoi massimizzare le tue possibilità di attirare l'attenzione dei media e di ottenere una copertura stampa efficace per la tua attività.

Quando è opportuno utilizzare un press kit?

Il press kit è uno strumento strategico che non si limita a una singola occasione. Può essere utilizzato in diversi contesti per massimizzare la copertura mediatica e consolidare la propria immagine presso il pubblico. Ecco alcune situazioni comuni in cui è consigliabile creare un press kit:

• Lancio di un prodotto o servizio: se la tua azienda sta innovando con un nuovo prodotto o una soluzione originale, un press kit ti aiuterà ad attirare l'attenzione di giornalisti specializzati e influencer del settore.
• Organizzazione di un evento: che si tratti di una fiera, di una conferenza, di un webinar o di un'inaugurazione, un press kit dettagliato fornirà ai media tutte le informazioni necessarie e aumenterà le possibilità di copertura mediatica.
• Raccolta fondi o acquisizione: se la tua azienda raccoglie fondi ingenti o si fonde con un'altra entità, un kit stampa ti aiuterà a spiegare le sfide e le prospettive future.
• L'apertura di una nuova sede o di un nuovo ufficio: espansione nazionale o internazionale, nuovo negozio, nuova sede centrale... Questi eventi meritano di essere divulgati per rafforzare la vostra visibilità.
• Una nomina strategica: se un membro chiave entra a far parte del tuo team dirigenziale, potrebbe essere opportuno parlarne in merito al suo background e al suo ruolo nella crescita della tua azienda.
• Un'iniziativa di grande impatto (CSR, impegno sociale, partnership importante): se la tua azienda è coinvolta in un progetto di interesse generale, un press kit può mettere in risalto le tue azioni e sensibilizzare l'opinione pubblica.
• Necessità di riposizionamento o notorietà: se desideri migliorare l'immagine del tuo marchio, il press kit può essere utilizzato per richiamare l'attenzione sulla tua competenza e rafforzare la tua credibilità presso i media.

In ogni caso, il tuo press kit deve essere aggiornato regolarmente per incorporare le novità della tua azienda. Deve inoltre essere adattato in base al media a cui è destinato per garantire il massimo impatto.

Cosa dovrebbe contenere un press kit nel 2025?

Un press kit efficace dovrebbe contenere gli elementi chiave per fornire una panoramica completa della tua attività. Ogni sezione dovrebbe essere scritta con cura per catturare l'attenzione e renderla più facile da leggere.

Presentazione aziendale

Inizia con un'introduzione concisa e incisiva. Presenta la tua azienda in poche frasi. Chi sei ? Di che settore ti occupi? Qual è la tua missione?

Metti in risalto i tuoi valori e ciò che ti distingue dalla concorrenza. Questa sezione dovrebbe consentire al lettore di comprendere immediatamente l'essenza della tua attività.

Storia ed evoluzione

Raccontaci il tuo viaggio. Quando e come è stata fondata la vostra azienda? Quali sono stati i momenti chiave del suo sviluppo?

Aggiungere elementi numerici, come crescita del fatturato, espansione geografica o innovazioni importanti. Ai giornalisti piacciono i fatti concreti.

Prodotti e servizi

Descrivi in dettaglio le tue offerte. Quali soluzioni offrite ai vostri clienti? Cosa rende unici i vostri prodotti?

Aggiungi elementi visivi e descrizioni accurate. Se possibile, menziona eventuali premi o riconoscimenti che hai vinto.

Biografie del team dirigenziale

Rendi più umano il tuo dossier presentando i dati chiave della tua azienda. Chi sono i fondatori? Quali sono i loro background?

Le informazioni sulle loro competenze e sui loro contributi contribuiscono a rafforzare la legittimità della tua attività.

Cifre chiave

I dati numerici sono essenziali per stabilire la tua credibilità. Numero di clienti, tasso di crescita, impatto economico… Questi indicatori forniscono un quadro chiaro delle tue prestazioni.

Storie di successo e testimonianze

Aggiungi testimonianze di clienti soddisfatti o storie di successo reali.

Questi elementi forniscono una prova sociale e rafforzano la fiducia dei giornalisti.

Copertura mediatica precedente

Se la tua azienda è già stata menzionata sui media, aggiungi questi riferimenti. Un articolo su un organo di stampa influente rafforza la tua credibilità.

Immagini di qualità

Le foto ad alta definizione del tuo team, dei tuoi prodotti o dei tuoi locali rendono il tuo file più accattivante. Assicuratevi che queste immagini siano royalty-free per facilitarne l'uso da parte dei giornalisti.

Dettagli di contatto

Per facilitare il lavoro dei giornalisti, è opportuno fornire una persona di contatto con indirizzo e-mail e numero di telefono. Aggiungi anche link al tuo sito web e ai social media.

Come strutturare il tuo press kit per massimizzarne l'impatto?

Ogni giorno un giornalista riceve decine di cartelle stampa. Per catturare la loro attenzione e far sì che vogliano parlare della tua azienda, il tuo dossier deve essere chiaro, piacevole da leggere e ben strutturato.

Tutto inizia con una copertina d'impatto, con il tuo logo e un titolo accattivante che dia immediatamente il tono. Una sintesi ben ponderata consente quindi ai giornalisti di individuare rapidamente le informazioni essenziali. Ricorda che il loro tempo è prezioso: se devono cercare un'informazione fondamentale per troppo tempo, passeranno ad altro.

Quando scrivi, adotta uno stile fluido e accessibile. Preferire paragrafi brevi e ben distanziati per evitare un effetto a blocchi che scoraggerebbe la lettura. L'utilizzo di sottotitoli efficaci semplifica la navigazione e mette in evidenza i punti importanti. L'integrazione di elementi visivi, come infografiche o foto ad alta definizione, renderà il tuo file più dinamico e piacevole da consultare.

Infine, valuta la possibilità di arricchire il tuo file con link a risorse aggiuntive: un video di presentazione, testimonianze dei clienti o anche una pagina dedicata sul tuo sito web.

Errori da evitare quando si scrive un press kit

Anche con le migliori intenzioni, alcuni errori possono compromettere l'efficacia del tuo press kit. Ecco quelli da evitare assolutamente:

• Parla dei tuoi concorrenti: un press kit serve a promuovere la tua azienda, non a confrontare le tue prestazioni con quelle degli altri. Evita di menzionare la concorrenza, anche se pensi che potrebbe migliorare il tuo posizionamento.
• Moltiplica i messaggi chiave: se il tuo press kit copre troppi argomenti diversi, rischia di perdere impatto. Concentrati su una o due idee forti che vuoi trasmettere ai media.
• Ignorando l'aspetto giornalistico: i giornalisti cercano storie da raccontare, non solo descrizioni aziendali. Offri loro una prospettiva interessante, spiegando perché vale la pena condividere la notizia.
• Dimenticare di adattare il file al target: lo stesso press kit non può essere adatto a tutti i media. Adatta il tuo discorso e i tuoi contenuti in base al tipo di stampa a cui ti rivolgi (generalista, specializzata, locale, internazionale).
• Usare troppo gergo tecnico: a meno che il tuo brief non sia destinato a un pubblico molto specializzato, semplifica il linguaggio per renderlo accessibile a tutti. Un giornalista non si prenderà il tempo di decifrare un testo troppo tecnico o complesso.
• Trascurare la correzione di bozze: errori di ortografia, refusi o errori fattuali possono danneggiare la tua credibilità. Rileggi attentamente il tuo fascicolo e, se possibile, fallo rileggere a una persona esterna per avere una nuova prospettiva.

Come distribuire efficacemente il tuo press kit?

Una volta finalizzato e attentamente corretto il press kit, è il momento di distribuirlo ai media. Invece di inviare in massa il tuo documento a tutti i possibili organi di informazione, è meglio adottare un approccio più mirato. 

Crea un elenco dei giornalisti, dei blogger e dei mezzi di informazione più pertinenti al tuo settore, quindi controlla i loro siti web per vedere le loro preferenze in merito alla ricezione di materiale. Alcune testate giornalistiche indicano chiaramente a chi inviare i press kit e in quale formato li accettano (Word, PDF o collegamento ipertestuale).

Una trappola comune è quella di inviare un press kit a organi di stampa che non trattano la tua storia. Ad esempio, se vuoi annunciare un evento locale, dai la preferenza alle pubblicazioni che hanno un programma culturale o un calendario comunitario. Non ha senso contattare organi di stampa che non trattano questo genere di informazioni, perché potrebbero essere percepiti come spam e danneggiare il rapporto con i giornalisti.

Anche la tempistica della spedizione è strategica. Evita i periodi di bassa stagione, come i fine settimana o le festività, e adatta la tua distribuzione ai cicli editoriali dei media di riferimento.

Anche inviare troppi file allo stesso giornalista può essere controproducente. È meglio scegliere con cura i propri messaggi e variare gli angoli di approccio per non stancare l'interlocutore. 

Una volta inviato il file, non trascurare il follow-up. Siate comprensivi e diplomatici, offrite interviste e siate disponibili a fornire ulteriori informazioni. Un buon rapporto con la stampa è una risorsa preziosa per garantire la visibilità della tua azienda.