Que vous organisiez un séminaire d’entreprise, une session de formation ou une conférence universitaire, les résultats de vos efforts seront reflétés dans le rapport final. Il permet de synthétiser les efforts de la journée et d’apporter une première solution à un problème. De plus, il peut être utilisé pour faire connaître votre événement et faire connaître les rassemblements à venir. Tout d’abord, nous vous proposerons un format standard à suivre. Ensuite, nous passerons en revue les bases d’une bonne écriture et édition avec vous. Enfin, nous vous expliquerons les étapes à suivre pour rédiger votre premier rapport de séminaire.
Sélectionnez le format de comptes rendu désiré
Un format finalisé pour votre rapport est requis avant que vous puissiez commencer à le rédiger. Dans ce cas, le contenant est tout aussi crucial que le contenu lui-même, car ils sont inextricablement liés.Si vous reprenez là où un collègue s’est arrêté, c’est une bonne idée de revoir la sortie la plus récente afin de pouvoir reprendre là où il s’est arrêté. Ne perdez pas de temps à essayer de réinventer la roue lorsqu’une solution existante existe déjà. Si tel est le cas, passez à la section principale suivante. Voici le format que nous vous suggérons pour votre premier rapport annuel, qui devrait répondre aux exigences de la grande majorité de vos clients.
Exhaustif retravaillé
Dans la plupart des cas, les spécialistes invités auront déjà une présentation prête à l’emploi. Une présentation PowerPoint est souvent apportée comme pièce justificative lorsqu’elle se présente. Beaucoup de gens travaillent au pied levé, mais la grande majorité fournit également un résumé de leur travail. Par conséquent, il semble inapproprié de tenter une synthèse de leur contribution, car cela risque de mutiler leur argumentation, de brouiller le fil de leur raisonnement et de rebuter vos lecteurs. À la lumière de cela, nous vous conseillons d’adopter une approche globale.
Cependant, nous vous recommandons de réviser cette transcription pour améliorer la lisibilité et fournir un résumé plus complet. Au moment où nous décrirons le format de rédaction de ce rapport, nous irons plus en profondeur. Cette forme de rapport financier n’est probablement pas adaptée à vos besoins.
Il peut être coûteux d’imprimer et d’envoyer un rapport complet, tel qu’un résumé de séminaire. Pour cette raison, vous pouvez aller dans les deux sens :
- afin de compiler un résumé des interventions qui mette l’accent sur les points les plus importants sans trop les approfondir
- soit pour un document recto-verso comprenant à la fois un état comptable « optimisé » diffusé numériquement et un pendant papier à la fois synthétique et adressé personnellement.
De plus, comme il est difficile de rédiger un compte rendu exhaustif sans audio, si vous ne parvenez pas à enregistrer le séminaire, vous devrez construire un résumé de la réunion en utilisant uniquement les notes que vous avez prises et les présentations que vous avez pu obtenir.
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Le style mixte entre impersonnel et direct
Les différentes parties du programme d’un séminaire se décomposent souvent en deux blocs de temps distincts :
- la présentation par un ou plusieurs intervenants, voire une table ronde
- Echange avec la salle.
Nous vous recommandons d’adopter un ton impersonnel lors de la présentation elle-même et un ton plus conversationnel lors des questions et réponses avec le public. De cette façon, vous pouvez inclure un contenu plus formel au début, puis passer à un ton plus conversationnel plus tard.
De toute évidence, cette combinaison pourrait se retourner contre vous avec les personnes qui regardent votre présentation ou assistent à votre séminaire si elle se révèle trop formelle ou pas assez formelle. Dans ce cas, optez pour le look qui vous parle le plus.
Nominatif
Choisissez la forme nominative aussi bien pour les présentations que pour les discussions. Avant de poser une question, les participants au séminaire doivent d’abord s’identifier auprès de l’animateur en donnant leurs noms, prénoms, et l’organisme ou service qu’ils représentent.
Définir le modèle désiré
C’est une bonne idée de se mettre d’accord sur un format final pour votre rapport de séminaire avant de commencer à l’écrire. En fait, vous devrez comptabiliser plus ou moins de données pendant le séminaire lui-même en fonction des spécificités que vous souhaitez inclure (par exemple, les noms des participants, les rôles, les périodes de suspension ou d’arrêt, etc.).
Prendre le séminaire en notes
Vous avez décidé d’un certain type de rapport annuel en fonction des ressources et du caractère de votre organisation. Il est maintenant temps d’être prêt à l’avance afin d’avoir tout ce dont vous avez besoin pour écrire le moment venu. Afin d’atteindre cet objectif, vous devez prendre des notes tout au long de la réunion.